“Công việc Hành Chính – Nhân sự là làm gì? Trong năm 2023 công việc này có gì thay đổi không? Các doanh nghiệp có những tiêu chí tuyển dụng gì mới?”. Đây đều là những câu hỏi mà VietTalents nhận được từ các bạn học viên đang theo đuổi ngành hành chính nhân sự. Trong bài viết này, hãy cùng VietTalents giải đáp thắc mắc để giúp các bạn có lộ trình tốt hơn trình mình nha!

I. Làm hành chính nhân sự là làm gì?

Ngành hành chính nhân sự là một trong những ngành nhận được sự quan tâm nhiều nhất trong thị trường lao động hiện nay. Theo một số khảo sát, số lượng nộp CV vào các vị trí liên quan đến hành chính nhân sự ngày một tăng và chưa có dấu hiệu hạ nhiệt. Bởi lẽ, người làm nhân sự không những nhận được phúc lợi lớn mà còn có cơ hội tiếp xúc và mở rộng mối quan hệ với rất nhiều người, đối tác lớn của công ty.

Đi kèm với những phúc lợi tốt, người làm nhân sự cũng phải đối mặt với những khó khăn nhất định. Đầu tiên có thể kể đến bộ phận nhân sự sẽ phải dung hòa lợi ích giữa người lao động và bên sử dụng lao động. Nếu như không đủ bản lĩnh, công ty khó phát triển bền vững được. Đồng thời người làm nhân sự luôn phải thích ứng với sự thay đổi của thị trường, giúp nội bộ công ty luôn đoàn kết, thúc đẩy tinh thần làm việc của nhân viên.

Công việc này sẽ vô cùng căng thẳng, dễ chán nản bởi việc tuyển dụng đôi khi sẽ không được thuận lợi, sẽ rất khó để kiểm soát nếu nhân viên liên tục nghỉ việc hoặc bị sa thải. Thế nhưng đây cũng không phải là điều khó khăn nhất cho nhân viên nhân sự, mà cái khó nhất là làm sao để tạo ra thành quả và ích lợi mà nghề này mang lại vì nó không cụ thể và trực tiếp. Chính vì thế mà nó ảnh hưởng đến sự đánh giá của mọi người cho nghề nhân sự nhiều người không thể thấy được tầm quan trọng và có các nhìn sai lệch về bản chất nghiệp vụ này.

II. Mô tả công việc của nhân viên hành chính nhân sự

Ngoài công việc như quản lý, giám sát các sự kiện nội bộ của công ty, hành chính nhân sự là bộ phận có nhiệm vụ công việc liên quan đến 2 mảng “hành chính” và “nhân sự”. Tùy theo quy mô và tính chất của công việc nhân viên hành chính nhân sự sẽ có những yêu cầu khác nhau nhưng nhìn chung một nhân viên hành chính nhân sự tổng hợp sẽ phải làm các công việc sau:

2.1. Công việc hành chính

Nhóm công việc hành chính bao gồm các vị trí công việc như: nhân viên hành chính văn phòng, nhân viên lễ tân, trợ lý thư ký.. mục tiêu công việc hành chính là đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin, ổn định quy định, nề nếp của công ty. Đây là một yếu tố rất quan trọng cấu thành văn hóa doanh nghiệp. Có thể nói công việc hành chính là đối ngoại, bộ mặt của doanh nghiệp khi khách hàng tới tham quan công ty, tổ chức tiếp đón ra sao, các khâu tổ chức hội thảo….Đối tượng cần quản lý của nhân viên hành chinh sẽ là: con dấu, văn phòng phẩm, nội quy, biểu mẫu thông báo, công văn đi đến… cụ thể như sau:

• Cập nhật, soạn thảo các quy trình, quy định, văn bản, hướng dẫn liên quan đến Hành chính, Nhân sự – Đào tạo từ Công ty.
• Quản lý, điều phối và kiểm soát các công việc hành chính hậu cần (mua sắm, cung cấp, quản lý VPP, công cụ dụng cụ, quản lý tòa nhà, hội họp,…).
• Tổ chức các hoạt động gắn kết nhân viên trong bộ phận, tạo môi trường làm việc hiệu quả, hứng khởi.
• Thực hiện lịch công tác, chương trình đào tạo khi được yêu cầu và các yêu cầu khác từ Ban Giám đốc.
• Các nghiệp vụ khác liên quan tới hành chính – văn phòng theo phân công.

2.2. Công việc nhân sự

Công việc của người làm nhân sự là tạo và duy trì một môi trường làm việc tích cực và hỗ trợ, đảm bảo duy trì và ổn định chính sách phúc lợi của nhân sự trong công ty, đối tượng công việc chính bao gồm các nghiệp vụ về: tuyển dụng đào tạo, tiền lương, bảo hiểm, cơ chế phúc lợi, quan hệ lao động bao gồm:

• Tuyển dụng và tuyển chọn: Người làm nhân sự thực hiện các quy trình tuyển dụng nhằm tìm kiếm và lựa chọn ứng viên phù hợp cho các vị trí trong tổ chức. Công việc này bao gồm xác định nhu cầu nhân sự, đăng tuyển, sàng lọc hồ sơ, tiếp nhận và đánh giá ứng viên.
• Đào tạo và phát triển: Người làm nhân sự định hình và triển khai các chương trình đào tạo và phát triển nhằm nâng cao năng lực và kỹ năng của nhân viên. Điều này có thể bao gồm đào tạo mới, huấn luyện kỹ thuật, phát triển lãnh đạo và các chương trình phát triển cá nhân khác.
• Quản lý hiệu suất: Người làm nhân sự tham gia vào việc đánh giá và quản lý hiệu suất của nhân viên trong tổ chức. Điều này có thể bao gồm thiết lập mục tiêu, theo dõi tiến trình công việc, đánh giá hiệu suất và cung cấp phản hồi.
• Quản lý quan hệ lao động: Người làm nhân sự đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật lao động, xử lý các vấn đề liên quan đến mức lương, phúc lợi, chính sách nhân sự và các quyền lợi của nhân viên. Họ cũng giải quyết các vấn đề và tranh chấp lao động, đảm bảo môi trường làm việc tốt và tạo sự hài lòng cho nhân viên.
• Quản lý thông tin nhân sự: Người làm nhân sự quản lý thông tin liên quan đến nhân viên trong tổ chức, bao gồm hồ sơ nhân viên, thông tin về lương, hợp đồng lao động và các tài liệu khác liên quan đến quản lý nhân sự.

III. Lương nhân viên nhân sự là bao nhiêu, cơ hội và thách thức

3.1 Lương của nhân viên hành chính nhân sự

Thu nhập của nhân viên hành chính nhân sự có thể thay đổi tùy thuộc vào nhiều yếu tố năng lực, thành phố, công ty, kinh nghiệm và trình độ học vấn. Dưới đây là một ví dụ về mức lương trung bình cho nhân viên hành chính nhân sự đang được áp dụng bạn có thể tham khảo:

• Nhân viên hành chính: mức lương trung bình cho nhân viên hành chính là khoảng từ 6.000.000 vnđ đến 12.000.000 vnđ mỗi tháng, tuy nhiên, mức lương có thể cao hơn nếu bạn có ngoại ngữ và làm việc trong các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài.
• Lương nhân viên C&B, mức lương trung bình cho vị trí này là 8.000.000 vnđ – 16.000.000 vnđ với vị trí nhân viên khi làm việc từ 0 – 2 năm kinh nghiệm. Với những nhân sự có kinh nghiệm và năng lực tốt sẽ nhận được thu nhập cao hơn.
• Đối với nhân viên tiếp nhận vị trí tuyển dụng đào tạo, mức lương trung bình cho nhân viên hành chính là khoảng từ 8.000.000 vnđ-15.000.000 vnđ mỗi tháng.
• Mức lương áp dụng với vị trí nhân viên hành chính nhân sự tổng hợp giao động từ 8.000.000 vnđ- 15.000.000 vnđ mỗi tháng.

Tuy nhiên, như đã đề cập trước đó, mức lương có thể khác nhau tùy thuộc vào nhiều yếu tố.Yếu tố quan trọng nhất để quyết định mức lương của bạn chính là năng lực và thái độ của bạn, ngoài ra còn phù hợp với quy mô và văn hóa doanh nghiệp. Vì vậy, không thể áp dụng mưc lương tham khảo với một doanh nghiệp bất kỳ.

3.2 Cơ hội và thách thức khi làm nghề hành chính nhân sự

Cơ hội khi làm nghề hành chính nhân sự:

1. Cơ hội nghề nghiệp: Lĩnh vực nhân sự là một ngành rộng và phát triển, vì vậy cung cấp nhiều cơ hội cho sự tiến thân và phát triển nghề nghiệp. Bạn có thể bắt đầu từ vị trí cấp nhập môn và sau đó tiến lên các vị trí quản lý cao hơn như Trưởng phòng Nhân sự, Giám đốc Nhân sự hoặc Chuyên gia Tư vấn Nhân sự.
2. Nhận được thu nhập hấp dẫn: Nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc định hình chiến lược nhân sự và đóng góp vào quyết định chiến lược tổ chức vì vậy mức thu nhập vị trí hành chính nhấn sự được tri trả cao hơn mặt bằng nhiều nghành nghề khác.
3. Phát triển kỹ năng quản lý: Lĩnh vực nhân sự đòi hỏi nhiều kỹ năng quản lý như quản lý nhân viên, tuyển dụng, đào tạo và phát triển. Làm việc trong nhân sự giúp bạn phát triển kỹ năng lãnh đạo, giao tiếp, giải quyết vấn đề và quản lý thời gian.Làm việc trong lĩnh vực nhân sự đòi hỏi bạn phải liên tục cập nhật kiến thức về luật lao động, quy trình tuyển dụng, chính sách và các xu hướng mới. Điều này thúc đẩy sự học tập và phát triển cá nhân của bạn.
4. Độ bền của nghề nhân sự khá cao: Nếu một số lĩnh vực khác quy định độ tuổi nghề với nữ giới thì nghề nhân sự không có giới hạn độ tuổi khi làm nghề đây là một trong những lý do nhiều chị em sau khi lập gia đình lựa chọn công việc này.
5. Tương tác xã hội và làm việc với con người: Nhân sự là ngành liên quan chặt chẽ đến việc làm việc với con người. Bạn sẽ có cơ hội giao tiếp và tương tác với các nhân viên, lắng nghe và giải quyết các vấn đề của họ. Điều này tạo ra một môi trường làm việc xã hội và cung cấp cơ hội để bạn phát triển kỹ năng giao tiếp.

Thách thức khi làm nghề nhân sự: Làm nghề nhân sự cũng đồng thời đem lại những thách thức riêng. Dưới đây là một số thách thức mà người làm nghề nhân sự có thể gặp phải:

1. Quản lý đa dạng: Nhân sự làm việc với một đội ngũ đa dạng về văn hóa, tuổi tác, kỹ năng và quan điểm. Điều này đòi hỏi người làm nhân sự phải có khả năng quản lý và tương tác hiệu quả với những sự khác biệt này, đồng thời tạo ra một môi trường công bằng và tôn trọng.
2. Quy trình tuyển dụng khó khăn: Tuyển dụng nhân viên phù hợp là một thách thức quan trọng trong lĩnh vực nhân sự. Việc tìm kiếm và thu hút những ứng viên chất lượng, đánh giá hồ sơ và phỏng vấn đúng các tiêu chí là những khía cạnh phức tạp và yêu cầu kỹ năng phân tích và lựa chọn ứng viên phù hợp.
3. Giải quyết xung đột lao động: Nhân sự thường phải đối mặt với xung đột và tranh chấp lao động giữa các nhân viên hoặc giữa nhân viên và quản lý. Giải quyết những tình huống này đòi hỏi người làm nhân sự có khả năng giao tiếp, đàm phán và giải quyết vấn đề hiệu quả.
4. Thay đổi và thích ứng: Lĩnh vực nhân sự liên quan chặt chẽ đến các thay đổi trong tổ chức, chính sách nhân sự và môi trường kinh doanh. Người làm nhân sự phải linh hoạt và thích ứng với những thay đổi này, đồng thời phải đảm bảo sự ổn định và tạo sự hài lòng cho nhân viên.
5. Bảo mật thông tin nhân sự: Nhân sự có quyền truy cập vào thông tin nhạy cảm của nhân viên như thông tin cá nhân, hợp đồng lao động và bảo hiểm. Điều này yêu cầu người làm nhân sự tuân thủ các quy định bảo mật và đảm bảo rằng thông tin được bảo vệ một cách an toàn và đáng tin cậy.
6. Luôn phải cập nhật kiến thức mới: Nhân viên hành chính nhân sự cần có kiến thức để xử lý công việc vì vậy cần phải học kiến thức về luật lao động, bảo hiểm, cập nhật văn bản pháp quy và xu hương quản lý nhân sự mới để phù hợp với công việc.

IV. Cần những kỹ năng gì để làm tốt công việc của nhân viên hành chính nhân sự

Tùy vào quy mô, cơ cấu mỗi công ty mà mỗi nhân viên hành chính – nhân sự cần trang bị các kỹ năng cần thiết và các kỹ năng chuyên sâu khác. Và dưới đây là một số kỹ năng cơ bản mà bất cứ nhân viên nhân sự nào cũng cần phải có. Người học có thể nhận biết những kỹ năng này để kịp thời tìm hiểu, bổ sung và luyện tập thành thạo, hoàn thành tốt công việc của mình.

4.1. Kỹ năng giao tiếp tốt

Là bộ phận giao tiếp nhiều, làm nhiệm vụ kết nối giữa các bộ phận khác trong một công ty; không chỉ giao tiếp trong doanh nghiệp, hành chính nhân sự còn phải kết nối với nhân sự bên ngoài. Vì vậy, giao tiếp là một trong những kỹ năng hàng đầu mà nhân viên nhân sự cần phải làm tốt.

4.2. Kỹ năng xử lý tình huống linh hoạt

Bất kể vị trí nào trong một tổ chức đều cần kỹ năng xử lý tình huống linh hoạt, đặc biệt là hành chính nhân sự. Bởi lẽ, hành chính nhân sự là cầu nối giữa nhân viên và quản lý, là đại diện cho doanh nghiệp. Nhân viên nhân sự cần xử lý tình huống hợp lý và khéo léo để có cách giải quyết vấn đề tốt nhất.

4.3. Kỹ năng tin học văn phòng

Vị trí hành chính nhân sự luôn phải làm việc với excel, word để thống kê, báo cáo cho cấp trên, hàng ngàn hồ sơ, văn bản. Nếu có kỹ năng tin học văn phòng tốt, bạn sẽ tránh bị rơi vào trường hợp quá tải, tốn nhiều thời gian.

4.4. Kỹ năng tổ chức

Trong công việc hàng ngày, kỹ năng tổ chức vô cùng cần thiết với nhân viên nhân sự bởi vị trí này liên quan đến giấy tờ, văn bản, hồ sơ lao động, hợp đồng,… đòi hỏi nhân viên cần có kỹ năng tổ chức, sắp xếp để có thể quản lý một cách dễ dàng, tránh các sai sót.

V. Khóa học hành chính nhân sự tại VietTalents

Nắm bắt được những khó khăn, thử thách mà không phải ai theo đuổi nghề hành chính nhân sự cũng có thể giải quyết được, VietTalents tổ chức khóa học hành chính nhân sự. Với mục tiêu giúp học viên học để làm được việc, VietTalents cam kết đem đến những bài giảng thực tế giúp người học dễ dàng hiểu bài và áp dụng được vào thực tế doanh nghiệp.

1. Người chưa có kinh nghiệm: Sinh viên mới tốt nghiệp; Những người học chuyên ngành khác cần chuyển nghề đào tạo, những người mới bước chân vào ngàng Hành Chính nhân sự nhưng còn nhiều bỡ ngỡ, chưa nắm rõ được quy trình, kiến thức bài bản, những chủ doanh nghiệp cần học để vừa quản lý và làm nhân sự thì nên tham gia khóa học nghiệp vụ Hành chính nhân sự. (Tại đây)
2. Người có kinh nghiệm trong nghề cần học chuyên sâu hãy tham khảo khóa học: Quản lý nhân sự cấp cao (Hay còn gọi là khóa Trường Phòng Nhân sự). (Tại đây)

Cảm ơn bạn đã theo dõi và tìm hiểu kiến thức trên website của VietTalents Academy.

Chúng tôi hy vọng bạn có thể tìm thấy thông tin mình cần, nếu có bất kì thắc mắc nào, xin vui lòng gọi điện tới hotline.

Cuối cùng, VietTalents chúc bạn thành công!