Lộ trình thăng tiến cho nhân viên hành chính nhân sự như thế nào? Việc xây dựng lộ trình có quan trọng không? Trong bài viết này, hãy cùng VietTalents tìm hiểu rõ hơn về ngành hành chính nhân sự, cũng như tìm ra phương pháp để xây dựng lộ trình công việc cho những người đang theo đuổi ngành nghề này.

I. Mô tả công việc của nhân viên hành chính nhân sự

Hành chính nhân sự là bộ phận không thể thiếu trong một doanh nghiệp và đóng vai trò quan trọng trong tuyển dụng, huấn luyện, đào tạo và tăng trưởng nguồn nhân lực để đảm bảo hoạt động của doanh nghiệp luôn diễn ra liên tục, đạt hiệu suất cao. Nhà tuyển dụng sẽ có rất nhiều vị trí tuyển dụng khác nhau, tùy vào nhu cầu, quy mô của công ty mà người làm hành chính nhân sự sẽ tiếp đón 1 hoặc toàn bộ những việc làm.

1.1. Vị trí nhân viên hành chính nhân sự (HR admin)

HR Admin là công việc khởi đầu cho những người theo ngành nhân sự, hầu hết doanh nghiệp nào cũng có vị trí này. Họ có nhiệm vụ hỗ trưởng phòng nhân sự triển khai xong việc làm tương quan đến việc tuyển dụng nhân sự. Công việc của HR admin chia thành 3 mảng như sau:

a) Lương & Bảo hiểm xã hội:

• Theo dõi chấm công và làm chấm công, tính lương cho nhân viên hàng tháng.
• Theo dõi và làm bảo hiểm cho nhân viên.
• Thực hiện việc đăng ký mã số thuế cho người lao động và phối hợp với phòng tài chính – kế toán để khai báo và quyết toán thuế thu nhập cá nhân theo luật định.

b) Tuyển dụng và Đào tạo:

• Thực hiện việc đăng tuyển, tìm kiếm ứng viên theo yêu cầu của công ty.
• Hẹn lịch phỏng vấn và phản hồi kết quả đến ứng viên.
• Tham gia đào tạo hoặc hỗ trợ sắp xếp các buổi đào tạo trong công ty

c) Hành chính:

• Tiếp nhận lưu trữ công văn đi-đến.
• Cấp phát và quản lý đồng phục nhân viên.
• Cấp phát và quản lý văn phòng phẩm, cơ sở vật chất cho nhân viên.
• Quản lý tài sản của công ty, nhận bàn giao và phát công cụ làm việc khi nhân viên nghỉ việc và nhân viên mới nhận việc.

1.2. Nhân viên tuyển dụng (HR Recruitment)

HR Recruitment là bộ phận có trách nhiệm tìm kiếm những nhân tài phù hợp với công ty. Dưới đây là tổng quan công việc của vị trí này:

• Thực hiện các nghiệp vụ liên quan tuyển dụng để đáp ứng kịp thời ứng viên phù hợp với yêu cầu của công ty.
• Chịu trách nhiệm toàn bộ công việc hoặc những vấn đề phát sinh liên quan đến tuyển dụng nhân sự.
• Xây dựng kế hoạch tuyển dụng hàng năm.
• Cập nhật thay đổi dựa theo sự thay đổi của kinh tế, thị trường lao động.
• Xây dựng, đóng góp và đo lường kết quả thông qua quá trình khảo sát trải nghiệm của các ứng viên.
• Lưu trữ thông tin của các ứng viên tiềm năng cho các vị trí công việc tương lai.
• Duy trì và phát triển các trang truyền thông tuyển dụng Sắp xếp và điều phối trong các buổi đào tạo của công ty, quản lý tài liệu đào tạo.
• Tiếp nhận và xử lý các cuộc gọi đến hotline công ty.

1.3. Chuyên viên C&B

Chuyên viên C&B sẽ đảm nhận các công việc về lương thưởng và những chính sách đãi ngộ cho toàn bộ nhân viên công ty. Người làm C&B có trách nhiệm bảo vệ quyền lợi và nghĩa vụ, trong đó bảo vệ việc thưởng phạt phân minh theo đúng chủ trương, giải quyết và xử lý những yếu tố về thanh toán giao dịch, khiếu nại và trả lương, thưởng, bảo hiểm,…

• Triển khai tính và chi trả lương, thưởng và các chế độ đãi ngộ hàng tháng cho Cán bộ nhân viên (CBNV).
• Thực hiện các thủ tục thuế liên quan đến Thuế thu nhập cá nhân: Đăng ký Mã số thuế, quyết toán thuế.
• Theo dõi, khai báo tăng giảm, tiến hành các thủ tục với cơ quan Bảo hiểm xã hội để giải quyết chế độ cho CBNV.
• Giải quyết chế độ, thủ tục cho nhân viên nghỉ việc theo đúng quy định. Tổ chức lưu trữ, sắp xếp, cập nhật và quản lý hồ sơ lao động, hợp đồng lao động, quyết định điều chỉnh lương, hồ sơ bàn giao khi thôi việc và các chứng từ khác liên quan đến lương.
• Tiếp nhận và giải quyết khiếu nại liên quan đến quyền lợi và chế độ trong phạm vi và quyền hạn.
• Xây dựng, triển khai và tư vấn cải tiến về chính sách thu nhập, chế độ phúc lợi, khen thưởng, các quy định, quy chế,… của Công ty.
• Cập nhật các quy định của pháp luật để đề xuất điều chỉnh chế độ, chính sách công ty phù hợp.
• Báo cáo tình hình nhân sự theo tháng/ quý/ mùa/ năm.

II. Lộ trình thăng tiến cho nhân viên hành chính nhân sự

Sau khi nắm bắt được những vị trí công việc trong ngành hành chính nhân sự, việc tiếp theo bạn cần làm là tự xây dựng cho bản thân 1 lộ trình công việc hợp lý. Tương tự như bất kỳ ngành nghề nào, hành chính nhân sự sẽ phải trải qua các giai đoạn thăng tiến nhất định. Thời gian, tốc độ thăng tiến sẽ phụ thuộc vào thái độ, kinh nghiệm làm việc, kỹ năng chuyên môn của từng vị trí.

2.1. Nhân viên hành chính nhân sự

Nhân viên hành chính nhân sự là công việc khởi đầu của những người mới vào nghề. Với nền tảng là một sinh viên mới ra trường hoặc mới đi làm trái ngành, việc tích lũy kinh nghiệm làm việc là quan trọng nhất trong giai đoạn này. Bạn có thể lựa chọn những công ty vừa và nhỏ, không yêu cầu kinh nghiệm để trau dồi thực tế trong khoảng 01 – 02 năm đầu tiên sau khi ra trường. Để phát triển bền vững trong nghề hành chính nhân sự, bạn cần chú trọng những điều như:

• Thường xuyên trau dồi kinh nghiệm thực tế.
• Làm việc chăm chỉ, không ngại khó ngại khổ vì nhờ những gian nan này, kinh nghiệm bạn tích lũy càng phong phú hơn.
• Cố gắng đạt được những thành tích như tấm bằng, chứng chỉ học nghề để giúp ích cho việc thăng tiến sau này.

2.2. Chuyên viên hành chính nhân sự

Trong lộ trình, sau 2 năm làm trong lĩnh vực hành chính nhân sự bạn có thể sẽ được đề cử lên vị trí chuyên viên hành chính nhân sự. Trong thực tế, khoảng cách giữa 2 cấp bậc nhân viên và chuyên viên không lớn, điều bạn cần quan tâm là:

• Mức độ công việc có quan trọng hơn trước không?
• Mức độ kiến thức, kinh nghiệm bạn có được khi trở thành chuyên viên có nhiều hơn không?

Ngoài ra, bạn cũng cần nâng cao kiến thức chuyên môn, kỹ năng nghiệp vụ để vượt qua những chuyên viên khác, thăng tiến lên vị trí cao hơn.

• Nâng cao kỹ năng và kinh nghiệm phù hợp để trình bày CV trong tương lai (xử lý vấn đề, giải quyết mâu thuẫn, kinh nghiệm đào tạo nhân sự…).
• Trang bị những kiến thức mà vị trí trưởng phòng yêu cầu: bổ sung tín chỉ, chứng chỉ nghiệp vụ hành chính – nhân sự cần thiết (tiền lương, C&B…).
• Nâng cao trình độ ngoại ngữ, đặc biệt là tiếng Anh.

2.3. Trưởng phòng hành chính nhân sự

Thông thường, vị trí trưởng phòng hành chính nhân sự sẽ yêu cầu độ tuổi từ 28-35 tuổi với kinh nghiệm 3 năm ở vị trí tương đương hoặc 5 – 7 năm ở vị trí chuyên viên. Vị trí cao tỉ lệ thuận với trách nhiệm càng lớn, vì vậy bạn phải trang bị cho mình đủ những yêu cầu mà chức vụ này đặt ra trong giai đoạn còn là chuyên viên hành chính – nhân sự. Khi đó, không cần phải đúng 5 năm hay 7 năm, bạn vẫn có thể tham gia ứng tuyển vị trí trưởng phòng sớm hơn sau khi khách quan nhìn nhận năng lực bản thân.

2.4. Giám đốc hành chính nhân sự

Là cấp bậc cao nhất trong ngành, đồng nghĩa với việc giám đốc là người nắm giữ quyền hạn về phúc lợi lương thưởng, và cũng cao nhất về trách nhiệm trong phòng hành chính – nhân sự. Trên thực tế, chỉ tại các doanh nghiệp, tập đoàn lớn mới có vị trí này, còn những doanh nghiệp vừa và nhỏ chỉ dừng lại ở vị trí trưởng phòng. Với khối lượng công việc khổng lồ và phải điều hành 1 tập thể nhân sự lớn, vì vậy, nhà tuyển dụng kỳ vọng rất cao ở Giám đốc hành chính – nhân sự:

• Trình độ tiếng anh thành thạo 4 kỹ năng: nghe, nói, đọc, viết.
• Tối thiểu 3 – 5 năm kinh nghiệm ở vị trí giám đốc tương đương hoặc 5 năm trở lên ở vị trí quản lý, quản trị hành chính – nhân sự.
• Thành thao các kỹ năng mềm bổ trợ cho công việc: kỹ năng lãnh đạo, kỹ năng quản lý thời gian, kỹ năng đàm phán,…

III. Kết luận

Nếu như ngay từ khi mới vào nghề, bạn có định hướng rõ ràng cho sự phát triển của bản thân và nỗ lực thực hiện theo một lộ trình thăng tiến cho nhân viên hành chính nhân sự hợp lý, bạn hoàn toàn có thể từ một nhân viên bình thường trở thành giám đốc – vị trí cao nhất trong ngành nghề này.

Phương án được nhiều bạn lựa chọn hiện nay để có thể tăng nhanh chóng kỹ năng và kinh nghiệm là tham gia vào các khóa học thực chiến. VietTalents tự tin là một trong những trung tâm đào tạo nghề Hành chính – Nhân sự tốt nhất hiện nay.

Tham khảo thêm các khóa học: tại đây.

Cảm ơn bạn đã theo dõi và tìm hiểu kiến thức trên website của VietTalents Academy.

Chúng tôi hy vọng bạn có thể tìm thấy thông tin mình cần, nếu có bất kì thắc mắc nào, xin vui lòng gọi điện tới hotline.

Cuối cùng, VietTalents chúc bạn thành công!