Chuyên đề 2: Xây dựng hệ thống Quy trình, Quy chế, Văn bản quản lý hành chính

• • Hướng dẫn xây dựng các quy trình quản lý công tác hành chính như: Quy trình mua sắm, cấp phát, định mức tiêu hao văn phòng phẩm; Quy trình Quản lý tài sản trang thiết bị; Qui trình Quản lý xe công vụ, Qui định sử dụng phòng họp; Quy trình xử lý công văn đi, công văn đến; Quy trình đóng dấu và bảo quản con dấu; Quy chế chi tiêu hành chính; Nội qui Công ty,…

Chuyên đề 3: Nghiệp vụ lễ tân

• • Hướng dẫn những nhiệm vụ của 1 nhân viên Lễ tân văn phòng
  • Hướng dẫn kỹ năng đón – tiếp khách đến liên hệ công việc với Công ty
  • Kỹ năng nghe điện thoại; viết email; trả lời email

Chuyên đề 4: Hướng dẫn từng nghiệp vụ Hành chính văn phòng

• • Chăm sóc và bảo vệ cảnh quan môi trường (Giới thiệu 5S)
  • Mua sắm, cấp phát và quản lý tài sản, CCDC, VPP
  • Theo dõi & đề nghị thanh toán các khoản chi phí hành chính
  • Quản lý xe công vụ, quản lý nhân viên lái xe, nhận order và điều xe
  • Đặt vé máy bay, đặt phòng khách sạn, … cho CBNV đi công tác
  • Chăm lo đời sống tinh thần cho CBNV
  • Chăm sóc ban thờ thần tài: Mua sắm đồ lễ thắp hương các dịp Rằm, Mùng 1, Lễ, Tết, …
  • Quản lý công tác an ninh, an toàn, PCCC

Chuyên đề 5: Kỹ thuật soạn thảo văn bản

• • Hướng dẫn cho học viên kỹ thuật soạn thảo và trình bày các loại văn bản (Công văn, Quyết định, Thông báo, Tờ trình, Quy trình, Kế hoạch, …) đúng thể thức và đúng qui định theo Thông tư mới nhất của Nhà nước
  • Hướng dẫn học viên cách nhận diện các loại văn bản và vận dụng từng loại vào các ngữ cảnh khác nhau.
  • Hướng dẫn các thủ thuật định dạng văn bản, thiết lập trang in trên cả văn bản word, excel nhanh chóng chính xác, đẹp mắt.
  • Huấn luyện cách viết nội dung văn bản (Cách sử dụng câu từ, văn phong, ngữ nghĩa,…) chuẩn, thuyết phục đối với người đọc.
  • Học viên thực hành soạn thảo một số văn bản thường gặp tại Doanh nghiệp (Phân nhóm, mỗi nhóm phụ trách soạn thảo 2-3 loại văn bản).
  • Giảng viên chữa bài và phân tích đúng sai, ưu, nhược từng văn bản của học viên, từ đó học viên hiểu sâu hơn và làm tốt hơn ở những lần soạn thảo sau.

Chuyên đề 6: Kỹ thuật đóng dấu và bảo quản con dấu

• • Giới thiệu các loại con dấu thường sử dụng tại Doanh nghiệp
  • Hướng dẫn ý nghĩa từng con dấu
  • Hướng dẫn kỹ thuật đóng từng loại con dấu theo đúng qui định của Nhà nước
  • Hướng dẫn cách bảo quản con dấu, tầm quan trọng và lý do phải bảo quản cẩn thận con dấu

Chuyên đề 7: Xử lý văn bản đi, văn bản đến, văn bản nội bộ

• • Hướng dẫn kẻ sổ theo dõi và quản lý Văn bản đi, VB đến, VB nội bộ
  • Hướng dẫn cách đánh số VB đi, VB đến theo đúng hệ thống, đúng qui định, không bị bỏ sót, không bị trùng lặp
  • Hướng dẫn cách xác định đúng ký hiệu VB để đánh vào VB
  • Hướng dẫn các bước xử lý văn bản gửi đến Công ty đúng trình tự và chính xác từ khâu bóc bì đến khâu đóng dấu đến, vào sổ công văn đến, trình duyệt, phân phối và theo dõi giải quyết, …
  • Hướng dẫn các bước xử lý văn bản đi từ khâu soạn thảo đến trình ký, đóng dấu, đánh số, ký hiệu, ngày tháng VB đến vào sổ, chuyển VB đi và theo dõi lộ trình VB đi, …

Chuyên đề 8: Lưu trữ văn bản, tài liệu, hồ sơ

• • Hướng dẫn thiết lập hệ thống file, tủ, kho lưu trữ tài liệu khoa học, đảm bảo đúng tiêu chuẩn dễ thấy, dễ lấy, dễ tìm, an toàn, bảo mật
  • Hướng dẫn cách đánh giá giá trị và thời hạn lưu trữ từng loại văn bản, tài liệu để tiêu huỷ khi hết hạn
  • Hướng dẫn qui tắc tiêu huỷ đối với từng loại văn bản, tài liệu để đảm bảo tính bảo mật.

Chuyên đề 9: Thư ký văn phòng

• • Kỹ năng làm đầu mối nhận lịch và sắp xếp lịch làm việc cho Lãnh đạo…
  • Hướng dẫn tổ chức các buổi họp giao ban Công ty; Kỹ năng viết biên bản cuộc họp
  • Chăm sóc phòng làm việc; lên lịch làm việc; nhắc lịch; hỗ trợ chuẩn bị tài liệu cho lãnh đạo…

Chuyên đề 10: Truyền thông nội bộ

• • Hướng dẫn kỹ năng tổ chức các sự kiện của Công ty như: Sinh nhật CBNV hàng tháng; Team building; Year end party; Thăm quan, nghỉ mát cho CBNV,…