Biên bản cuộc họp hiểu quả là biên bản cuộc họp có thể tóm lược được tất cả nội dung của cuộc họp một cách đơn giản, dễ hiểu nhưng phải đầy đủ ý.

Vậy làm thế nào để ghi biên bản cuộc họp một cách hiệu quả hãy cùng VietTalents Academy tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé!

I. Biên bản cuộc họp là gì?

Biên bản cuộc họp hay còn gọi là biên bản họp là loại văn bản ghi lại những gì đã diễn ra trong buổi họp nội bộ hoặc giữa các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, đoàn thể với nhau. Văn bản này thường là tổng hợp nhiều thông tin, ý kiến khác nhau từ những người tham gia. Khi kết thúc mọi người tham dự sẽ ký xác nhận và cam kết về những điều đã trình bày hoặc thống nhất trong buổi họp đó.

Biên bản họp thường gồm nội dung nào?

Mặc dù thực tế sẽ tùy thuộc vào nội dung và đặc điểm riêng của mỗi cuộc họp nội dung biên bản sẽ có những điều và mục thích hợp nhất. Tuy nhiên, biên bản cuộc họp chuẩn nhất định phải có các nội dung sau đây:

• Quốc hiệu, tiêu ngữ.
• Tên cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp kèm theo số biên bản, tên biên bản.
• Địa điểm, ngày… tháng… năm… giờ… (ghi rất cụ thể thời gian giờ phút lập biên bản).
• Các thành phần tham gia cuộc họp.
• Họ và tên của người chủ trì cuộc họp và họ và tên thư ký.
• Nội dung chính và các mục diễn ra trong cuộc họp.
• Riêng phần báo cáo cần ghĩ rõ ràng và chi tiết tên chức vụ người trình bày báo cáo.
• Tóm tắt nội dung báo cáo.
• Xem báo cáo kèm theo (nếu có văn bản kèm theo).
• Kết luận và các quyết định được thông qua trong cuộc họp.
• Thời gian kết thúc cuộc họp
• Chữ ký xác nhận của các bên tham gia cuộc họp.

II. Cần lưu ý điều gì trong biên bản cuộc họp

Biên bản cuộc họp là loại văn bản hành chính quan trọng cần độ chính xác cao. Do đó cần nhiều lưu ý như sau:

2.1. Thứ nhất, chuẩn bị sẵn mẫu

Để đảm bảo bắt kịp tiến độ và ghi chính xác những nội dung diễn ra trong cuộc họp người thư ký hoặc người được phân công nhiệm vụ ghi chép cần chuẩn bị sẵn mẫu biên bản cuộc họp với các nội dung sau đây:

• Thời gian, địa điểm diễn ra cuộc họp
• Thành phần tham gia
• Nội dung cuộc họp
• Kết luận khi kết thúc cuộc họp

2.2. Thứ hai, cần tập trung ghi chép, đánh máy nhanh

Là người chịu trách nhiệm ghi chép nội dung cuộc họp thì bạn phải có tốc độ ghi tốc ký nhanh và đầy đủ các thông tin quan trọng trong suốt cuộc họp. Hãy chăm chú lắng nghe. Tốt nhất nên có sẵn sổ ghi chép và máy tính để có thể lưu lại các thông tin. Thậm chí có thể dùng máy ghi âm để đảm bảo thông tin trong biên bản được trình bày rõ ràng và chính xác nhất.

2.3. Thứ ba, chỉ ghi nhưng nội dung trọng tâm

Khi các thành viên phát biểu sẽ có những dài dòng nhưng cần tóm tắt lại và chỉ ghi trọng tâm. Không trình bày dài dòng, lan man hoặc nội dung không cần thiết vì vừa làm mất thời gian vừa làm bạn xao nhãng và bỏ lỡ những thông tin quan trọng.

2.4. Thứ tư, đảm bảo thông tin chính xác tuyệt đối

Yếu tố chính xác là chìa khóa then chốt của biên bản họp cho mọi cơ quan, tổ chức. Vì đây là căn cứ để lãnh đạo công ty, người có thẩm quyền điều hành một số vấn đề sau đó nên cần độ chính xác rất cao. Chính vì điều này mà người ghi cần có tính khách quan, trung thực. Tuyệt đối không thêm hoặc bớt hay tự ý bình luận vào các ý kiến trong cuộc họp.

III. Mẫu biên bản cuộc họp chuẩn dùng cho mọi trường hợp

Chi tiết Mẫu biên bản cuộc họp chuẩn dùng cho mọi trường hợp: tại đây

IV. Kết luận

Cảm ơn bạn đã theo dõi và tìm hiểu kiến thức trên website của VietTalents Academy.

Tham khảo thêm các khóa học: tại đây.

Chúng tôi hy vọng bạn có thể tìm thấy thông tin mình cần, nếu có bất kì thắc mắc nào, xin vui lòng gọi điện tới hotline.

Cuối cùng, VietTalents chúc bạn thành công!